01 背景と目的従来の流れ： お客様が紙の宿泊同意書に手書き → フロントが筆跡を読み解く → データを整理して PMS へ手入力 → 紙を綴じて保管。同じ情報を何度も書き写す手間があり、担当者の経験に依存し、紙の検索にも時間がかかっていました。
新しい流れ： お客様が iPad で情報を確認し電子サイン 1 回 → システムが PDF 同意書を自動生成、予約名簿と自動照合、パスポートのスキャン画像を客室番号で自動紐付け → 記録はリアルタイムでクラウド作業表に書き込まれ、橋接サーバーが作業表から PMS へ自動入力。フロントの仕事は「入力」から「確認」に変わります。
02 全体アーキテクチャ
📱 iPad 端末 ×5
お客様自己操作画面。ホーム画面に追加してタップするだけで使用可（アプリ不要）
🖨 フロントのパスポートスキャナー
スキャン画像は NAS の指定フォルダへ自動保存。ファイル名に客室番号を付ける（例：-R310・R510・R1510）
📋 予約名簿（Google Sheet）
PMS 側の予約データ。毎時自動同期
▼ ▼ ▼
🖥 checkin-sign サーバー（フロントPC・ポート 3001）
名簿との自動照合（語順が入れ替わった名前にも対応）・電子サイン ・PDF 同意書生成 ・管理画面 ・パスポート画像の客室番号自動紐付け ・夜滞留の自動記録（22:00 捕捉 / 08:00 解除）
▼
💾 NAS 主ストレージ
\\NAS\disktop\checkin260815
☁ Google 作業表（クラウド）
サイン完了と同時に 1 行追記（14 項目・客室ごとに分割）。遠隔地へのリアルタイム保管
▼（作業表）
🔁 PMS 橋接サーバー（既存のオンラインサービス）
作業表の新しい行を取得し、PMS へ 1 件ずつ自動書き込み。備考・客室・支払情報が PMS に直接届くため、手入力は不要
ローカルのバックアップ鏡像（フロントPC 内蔵・5 分ごと）は専用機器を占有しません。詳細は第 4 節。
03 データフロー（サイン 1 件の一生）
名簿を事前取り込み
毎時、Google Sheet から予約名簿（氏名・客室・房型・宿泊日・朝食・団番号・予約番号）を自動取得。当日到着のお客様は管理画面左側の名前一覧に自動表示されます。
お客様の自己入力
iPad の端末画面（/checkin/okhinode/1 など）で情報を確認・入力。名簿との照合で客室番号や日付が自動で引かれるため、お客様は確認と追記だけです。
複数客室を自動展開
1 予約複数室・複数予約複数室のどちらも客室ごとの明細行に自動展開。客室ごとに朝食（あり／なし）・支払方法（CC/CA/PL/PLL）・コード・備考を個別設定できます。
電子サインは 1 回だけ
お客様の書き署名は 1 回で全客室に有効。署名と同時に SHA-256 ハッシュと時刻を記録し、後から改ざんできない証拠チェーンを確保します。
PDF 同意書を自動生成
日本語フォント内蔵で、氏名・客室明細・手書き筆跡・署名画像・同意書バージョン（v2.0）・ハッシュ入りの正式な PDF を生成し NAS に保存します。
リアルタイム反映
WebSocket により管理画面は即時更新。お客様が iPad を置いた瞬間にフロントへ完全な記録が届き、人の手を介しません。内容に疑問があれば「対応待ち」パネルから直接介入（名簿割当・氏名送信・やり直し）できます。
作業表へ自動記録
完了と同時に Google 作業表へ 1 行追記：署名時刻／氏名／客室／宿泊日／予約番号／支払備考／支払種別／コード／備考。複数室は客室ごとに 1 行、rowKey で紐付きます。
PMS へ自動反映
橋接サーバーが作業表の新規行を取得し、PMS へ順次書き込み。備考も PMS に直接届くため、記入漏れ・入力ミスが構造的に発生しません。
パスポートを自動紐付け
フロントのスキャナーで読み取ったパスポート画像は、ファイル名の客室番号（例：-R310・R510・R1510） を手がかりに、同じ客室番号の宿泊記録へ自動照合・紐付け。管理画面の 🛂 欄からすぐ確認でき、紙のコピーを探す必要がありません。
04 データ保護：三重の保障と自動フォールバック
保障 1 · 主ストレージ
NAS に完全なデータ
DB・サイン画像・PDF 同意書・パスポート画像をすべて NAS に保存。フロントPC が壊れてもデータは失われません。
保障 2 · ローカル鏡像
5 分ごとの自動バックアップ
フロントPC にほぼリアルタイムの複製を保持。NAS が止まってもサービスは自動でローカルに切替え営業継続 。iPad のチェックインには一切影響しません。
保障 3 · クラウド
Google 作業表へ即時記録
1 件完了ごとにクラウドへ 14 項目の構造化データを書き込み。ローカルと NAS が全損しても記録は完全に残ります。
フォールバック機構（実地テスト済み）： NAS に接続できない場合もサービスは中断せず、自動でローカル DB に切替え、管理画面に黄色い警告を表示します。5 分ごとに鏡像を更新。NAS 復旧後にサービスを再起動すると、フォールバック期間中の新規データは自動で NAS 本体へ統合 され、欠落はゼロ。プロセスは pm2 が常時監視し、異常終了しても自動再起動します。
05 実運用の場面：複雑なケースこそ一目瞭然場面 A · 1 予約で複数客室（例：団体客・予約 1 件で 4 室）
予約番号 217997 · お客様 Chunchieh Wu · 4 室をサイン 1 回で
従来：同じ情報を紙・PMS・作業表に 4 回書き写し。導入後：サイン 1 回で管理画面と作業表に 4 行自動展開、客室ごとの明細も自動。
予約No サイン お名前 入住 退房 部屋 朝食 支払 🛂 217997 ✍ Chunchieh Wu Chunchieh Wu 4部屋 08/15 08/17 516 あり CC ✓ 217997 303 あり CC ✓ 217997 305 あり CC ✓ 217997 517 あり CC …
署名とお客様情報は行をまたいで統合表示——誰が・どの客室にサインしたか一目で読み取れます。朝食・支払はタップで切替、コードもタップで修正（01 → 20000001）。
場面 B · 複数予約で複数客室（同一お客様が 2 件以上の予約）
管理画面の「名簿追加」機能：氏名検索 → 別予約を割当 → 同じサインの下に統合
客室ごとに予約番号と明細は独立。PMS 側も予約番号ごとに分けて記録されるため、取り違えが起きません。従来、この類のお客様は 1 件の予約を録り漏らす事故が最も多く発生していました。
予約No お名前 部屋 備考 214284 CHUAN JEN FU 1003 朝食あり 222917 802 支払 CA · 団B
場面 C · 「お客様へその場で反映」
iPad でのお客様の入力はリアルタイム（WebSocket）で管理画面に表示されます。照合が不定のケースでは、フロントが管理画面から名簿を割り当てたり氏名を送信すると、お客様の iPad に即座に反映 。お客様が立ち上がったり、フロントの書き写しを待つ必要は一切ありません。
06 新旧比較
工程 従来（紙＋手作業） 導入後（checkin-sign） お客様の記入 手書き・筆跡が読めないことも 電子入力＋手書きサイン。筆跡は拡大しても鮮明 PMS への入力 手入力。忙しい時に録り忘れ・誤入力 作業表ブリッジが自動書き込み。入力ゼロ・忘れゼロ 複数客室 同じ情報を N 回書き写し サイン 1 回で N 行自動展開 同意書の保管 紙を綴じて保管、フロント占有 PDF 自動生成 → NAS。いつでも即表示 データ検索 紙の档案をめくる（数分〜） 氏名・客室・日付で即時検索（数秒） パスポート確認 コピーを探す 客室番号で自動紐付け、表内をタップするだけ 毎日の整理 退勤前に手作業で点検・綴じ 自動化（期限切れセッション掃除・夜滞留 22:00/08:00 自動記録） データ安全 紙 1 部のみ。火災・紛失に弱い NAS＋ローカル鏡像＋クラウドの三重保障
07 総合効果（見落としがちな効果を含む）
✓
サインデータの整理が不要 紙の綴じ・ファイリング・保管作業が消える
✓
「字が読めない」の解消 電子サインは拡大確認可能。判読コストゼロ
✓
検索は数秒 氏名・客室・日付の組み合わせで過去記録を即検索
✓
日次業務の自動化 定時で自動整理。人の閉め作業なし
✓
フロント空間の解放 紙の保管場所を他用途へ。視覚的にも整理
✓
PMS 録り忘れ・誤入力の消滅 作業表ブリッジの自動書き込みで忙しい時間帯も漏れない
✓
パスポート画像の自動紐付け 客室番号で自動照合。探す時間を分→秒に短縮
✓
法的証拠チェーン 署名 SHA-256 ハッシュ＋時刻＋同意書版数。紛争時に提示可能
✓
処理漏れの監視 対応待ちパネル＋新着ハイライトで「未処理」が一目で分かる
✓
誤りの即時修正 客室・備考・支払は管理画面をタップして直修正（紙は修正液）
✓
引継ぎが人の記憶に非依存 記録はすべてシステム内。誰でも同じ情報を見られる
✓
新人教育コストの大幅低下 iPad タップ操作。タブレットを使えればチェックイン業務ができる
✓
お客様の待ち時間短縮 自己入力＋リアルタイム反映で繁忙時の列も速く捌ける
✓
経営データの蓄積 構造化データを集計分析可能（客源・朝食率・支払構成など）
✓
災害対策 NAS 故障時も営業継続（実地テスト済み）。三重のデータ保障
✓
24時間365日の安定稼働 pm2 が常時監視し異常時は自動再起動。専任の見守り不要
checkin-sign v5 · okhinode · 端末 http://192.168.100.41:3001/checkin/okhinode/1〜5
管理画面 http://192.168.100.41:3001/admin